Zatímco dříve stačily e-maily, tabulky a telefon, dnes tento způsob práce přestává být udržitelný. Informací přibývá, procesy se komplikují a očekávání klientů i nájemníků rostou. Právě tady přichází ke slovu digitalizace správy nájmů.
Nejrůznější online nástroje umožňují centralizovat data, automatizovat rutinní činnosti a propojit všechny zúčastněné strany do jednoho systému. Výsledkem je lepší přehled, méně administrativy a profesionálnější služba, kterou realitní makléři mohou nabídnout svým klientům. V tomto článku se podíváme hned na několik nástrojů, které mohou realitním makléřům značně usnadnit každodenní práci.
Digitalizace se postupně dotýká všech odvětví, realitních makléřů a správy nájmů nevyjímaje
Správa nájmů se v posledních letech výrazně proměnila. Je zapotřebí více dokumentů, více komunikace a celkově se kladou i vyšší nároky na přehlednost, transparentnost i rychlost reakce. To, co dříve šlo řešit e-mailem, tabulkou a telefonem, dnes u většího počtu nemovitostí přestává fungovat. Informace se tříští, důležité úkoly zapadnou a správa nájmů se postupně mění v neefektivní administrativní zátěž.
Změnily se i očekávání jednotlivých nájemníků. Lidé jsou zvyklí většinu důležitých věcí (například komunikaci s bankou, sjednávání energií) řešit zcela online bez nutnosti návštěvy pobočky. Vzhledem k tomu stejně přirozeně dnes očekávají digitální smlouvy, skvělý přehled o platbách, jasný komunikační kanál a rychlou odezvu.
Hlavní přínos digitalizace není jen v úspoře času. Jedná se o lepší přehled, nižší chybovost, jasnou strukturu, dobrou dohledatelnost informací a pocit kontroly nad celým procesem. Místo řešení jednotlivých záležitostí se vyplatí vsadit na ucelený systém, který podporuje každodenní rozhodování a zjednodušuje spolupráci mezi všemi stranami.
Ekosystém eDomovnice realitním makléřům značně usnadní práci
Právě na principu propojení jednotlivých stran, procesů a dat funguje ekosystém eDomovnice. Funguje jako propojený systém tří aplikací, které spolu komunikují a propojují všechny strany nájemního vztahu, tedy realitního makléře (respektive pronajímatele), nájemníky i majitele nemovitostí. Pojďme se nyní blíže podívat na to, jaké konkrétní nástroje lze v rámci ekosystému využívat.
1. Webová aplikace eDomovnice – centrální nástroj makléře
Webovou aplikaci eDomovnice si můžete představit jako hlavní řídicí centrum, které využije realitní makléř (respektive pronajímatel). Můžete zde:
- spravovat nájemní smlouvy a nájemní vztahy,
- mít kompletní přehled o nájemnících a nemovitostech,
- sledovat úhrady, závazky a stav plateb,
- řešit provozní agendu spojenou s nájmy,
- propojovat nájemníky i majitele do jednoho systému.
2. Mobilní aplikace pro nájemce – klientská zóna nájmu
Druhou částí ekosystému je mobilní aplikace pro nájemníky, která funguje jako jejich osobní klientská zóna. Je důležité zmínit, že přístup se zřizuje automaticky v návaznosti na digitální smlouvu a nájemník se nemusí složitě registrovat. Aplikace je přímo napojená na konkrétní nájemní vztah.
V aplikaci nájemník:
- spravuje svůj nájem na jednom místě,
- má přehled o platbách a závazcích,
- komunikuje v rámci nájmu
- a řeší běžné záležitosti spojené s bydlením.
3. Mobilní aplikace pro pronajímatele a majitele nemovitostí
Třetí aplikace cílí na dvě role: pronajímatele/realitní makléře a majitele nemovitostí, kteří mohou být odlišnou osobou než ten, kdo nájem spravuje. Tato mobilní aplikace slouží jako rychlý manažerský přehled, ideální pro každodenní kontrolu bez nutnosti otevírat webové rozhraní.
Aplikace nabízí:
- přehledné informace o aktuálních nájemcích a úhradách,
- notifikace na nové nebo důležité úkoly,
- bezpečné přihlášení bez hesla pomocí QR kódu,
- online právní služby.
Makléř i majitel tak mají okamžitý přehled o stavu nájmů, aniž by museli složitě dohledávat informace nebo se doptávat.
Nástroje pro úpravu fotografií nemovitostí
Kvalitní fotografie jsou v realitách klíčové. Právě fotografie totiž mohou rozhodnout, zda si zájemce prohlídne nabídku, nebo ji rychle mine. I když nemáte profesionální software, existují bezplatné online nástroje, které vám pomůžou fotografie vyčistit, upravit barvy a světlo, odstranit rušivé objekty nebo dodat atraktivnější vzhled.
Existuje přitom řada aplikací, které si můžete pohodlně stáhnout do svého mobilního telefonu a do úprav se tedy pustit bezprostředně po vyfocení.
Příkladem bezplatného nástroje může být Fotor. V bezplatné verzi lze využívat základní úpravu fotografií, základní design a koláže, šablony a některé efekty. Bezplatná verze je dostačující pro základní úpravy fotek nemovitostí – světla, kontrastu a doplnění textu či jednoduchých grafických prvků před vložením do inzerátu. Placená varianta pak odemyká výrazně více nástrojů a materiálů. Využívat lze například pokročilé úpravy a AI nástroje, prémiové efekty a mnoho dalšího.
Nástroje pro digitalizaci interiérů a tvorbu realistických 3D prezentací
Moderní realitní trh si často kromě samotných fotografií žádá i něco navíc. Obzvláště u prémiových nemovitostí může být na místě nabídnout potenciálním zákazníkům realistický 3D pohled nebo virtuální prohlídku. Díky tomu si udělají opravdu přesný obrázek o vzhledu dané nemovitosti a jejím uspořádání.
Existují přitom různé typy nástrojů – od profesionálních 3D skenovacích systémů až po software, který z fotek a videí umí vytvořit atraktivní virtuální prohlídku. 3D skenery místností fungují na principu přesného snímání prostoru a jeho převodu do digitálního 3D modelu. Nasnímaná data se poté automaticky odešlou do specializovaného softwaru, který spojí jednotlivé snímky a vytvoří souvislý 3D model interiéru jako například Matterport nebo iGuide.
Finančně méně nákladnou alternativou pak může být software, který vytvoří 360° virtuální prohlídku z fotografií. Příkladem takového softwaru může být CloudPano.
Doporučená řešení podle potřeby
Nástroje pro tvorbu půdorysů
Důležitým prvkem každé kvalitní nabídky je půdorys, neboli přehledný plán nemovitosti. Právě ten pomáhá zájemcům pochopit dispozici, velikosti místností i celkový tok prostoru.
Online nástrojů, které tvorbu půdorysů umožňují, existuje celá řada. Příkladem může být Planner 5D. Jedná se o uživatelsky velmi přívětivý nástroj pro tvorbu 2D i 3D půdorysů. V základní bezplatné verzi lze kreslit dispozice, přidávat stěny, dveře, okna a vybavení.
Pracovat lze na různých zařízeních (na webu i v mobilní aplikaci) a projekty synchronizovat. S placenou verzí pak získáte přístup k rozsáhlé knihovně nábytku a dekorací, což lze využít pro vizualizace prostoru. V placené verzi kromě jiného najdete i AI a inteligentní nástroje, např. automatické rozpoznání půdorysu z nahraných obrázků nebo náčrtů.
Katastr nemovitostí jako základ digitální práce realitního makléře
Katastr nemovitostí je klíčový digitální zdroj, bez kterého se dnes žádná profesionální realitní práce neobejde. Umožňuje ověřit právní stav nemovitosti, vlastnické vztahy i technické údaje, a to zcela online, bez nutnosti návštěvy úřadu.
Oficiální online aplikace Českého úřadu zeměměřického a katastrálního Nahlížení do katastru nemovitostí slouží jako primární nástroj pro rychlou kontrolu nemovitostí. Realitní makléři zde mohou rychle a jednoduše zjistit vlastníky nemovitostí, jejich podíly a způsoby nabytí, parcelní čísla, čísla jednotek, výměry, druhy pozemků a způsob využití stavby, právní omezení nebo zkontrolovat historii změn.
Součástí práce s katastrem je i katastrální mapa, která umožňuje přesně lokalizovat pozemek nebo stavbu, ověřit hranice pozemků, porovnat stav v terénu s evidencí a identifikovat přístupové cesty, sousední parcely a zastavěnost. Jako realitní makléř můžete katastrální mapu snadno přiložit k inzerátům.
Organizace kontaktů a komunikace s klienty
Pro realitní makléře je denním chlebem komunikace. Potřebují volat klientům, odpovídat na zprávy, domlouvat prohlídky a mnoho dalšího. Právě proto dává smysl věnovat pozornost tomu, jak mají kontakty a komunikaci v telefonu uspořádané.
Většina chytrých telefonů dnes umožňuje si ke každému kontaktu ukládat poznámky (např. kdy volat, o co má klient zájem, v jaké fázi je obchod). Díky tomu není nutné si vše pamatovat nebo dohledávat ve zprávách.
Základní, ale často podceňovaná věc, je synchronizace kontaktů s cloudem. Při ztrátě nebo výměně telefonu o ně makléř nepřijde, zároveň má stejné kontakty k dispozici i na počítači nebo tabletu.
Pro pracovní komunikaci se vyplatí zvážit WhatsApp Business, který oproti běžné verzi nabízí:
- štítky (labely) – např. „nový zájemce“, „domluvená prohlídka“, „rezervace“,
- automatické zprávy (uvítací zpráva, informace mimo pracovní dobu),
- rychlé odpovědi na často se opakující dotazy,
- možnost vytvořit katalog nabídky – například prezentaci nemovitostí s fotkami, popisem a cenou.
Závěrem
Digitalizace správy nájmů je v současné době praktickou odpovědí na rostoucí složitost realitní praxe. Moderní realitní makléř pracuje s výrazně větším objemem informací, dokumentů a komunikace než dříve. Bez vhodných nástrojů se z efektivní správy snadno stává časově náročná administrativa. Online nástroje pomáhají makléřům zvyšovat kvalitu prezentace nemovitostí, šetřit čas a minimalizovat chyby.
eDomovnice pak propojuje webovou aplikaci pro správu nájmů, mobilní aplikaci pro nájemníky a aplikaci pro makléře a majitele nemovitostí. Tím vytváří prostředí, kde má každý jasnou roli a zároveň přístup k aktuálním informacím. Správa nájmů se tak stává přehlednější, systematičtější a lépe škálovatelná.